Progetto "Smart Building Archive", già digitalizzate 2.400 pratiche

Velocizzare i tempi di accesso alle pratiche per i cittadini, passando da circa un mese a pochi giorni  di attesa. Questo il risultato del processo di digitalizzazione dell'archivio dei documenti in materia di edilizia, avviato grazie al progetto "Smart Building Archive" del Comune di Scandicci. Nel 2025, grazie a un finanziamento regionale di 40.000 euro, sono state digitalizzate circa 2.400 pratiche, arrivando alla dematerializzazione di tutte le concessioni edilizie in archivio e avviando quella delle autorizzazioni edilizie. Nel 2026, grazie a fondi regionali e a risorse comunali, verranno digitalizzati altri 45 metri lineari. Il processo proseguirà anche nel 2027 grazie a risorse stanziate direttamente dall'amministrazione comunale. Al momento è in corso da parte degli uffici del Comune la fase di controllo delle prime 2.400 pratiche digitalizzazione, che saranno a breve a disposizione dei cittadini.
"Con la digitalizzazione dell’archivio edilizio compiamo un passo fondamentale verso un'amministrazione più efficiente – afferma l’assessore all’Edilizia Salvatore Saltarello –. Snellire le procedure e ridurre i tempi di accesso agli atti da quasi un mese a pochi giorni significa semplificare concretamente la vita delle persone e dei professionisti del settore, migliorando la qualità dei servizi offerti. Questo risultato è frutto di una strategia che proseguirà anche nei prossimi anni, grazie a nuovi investimenti e all’impegno costante dell’amministrazione per una trasformazione digitale completa".
La dematerializzazione permetterà di ridurre i tempi di attesa per l'accesso alle pratiche edilizie limitandoli a pochi giorni. Attualmente il tecnico che, per conto del cittadino, fa una richiesta di accesso ad atti non dematerializzati, deve poi fissare un appuntamento in Comune per visionare la documentazione richiesta, procedura che richiede in genere poco meno di un mese di tempo. Grazie alla digitalizzazione, i file richiesti potranno essere direttamente inviati nel giro di pochi giorni. Un dato tanto più importante se si considera che ogni anno negli uffici comunali di Scandicci arrivano da parte dei cittadini circa 1.600 domande di accesso agli atti relativi alle pratiche edilizie. 
Con l'attività da poco completata sono state dematerializzate le concessioni edilizie in ordine cronologico dalla n. 1975/87 alla n. 2730/94 e le concessioni edilizie in ordine cronologico dall’anno 2000 all’anno 2005. Avviata la digitalizzazione delle autorizzazioni edilizie a partire dal 1978, che proseguirà nel 2026.
Tra gli obiettivi del progetto "Smart Building Archive", "l'efficientamento del rapporto fra cittadini e amministrazione, mediante la dematerializzazione di un patrimonio documentale di frequente accesso; in particolare la dematerializzazione delle concessioni edilizie non ancora digitalizzate (periodo 1988-1994 e 2000-2005)" consente "di intercettare documenti amministrativi afferenti complessi immobiliari caratterizzati da un elevato numero di unità abitative, quali condomini privati ed aree Peep (piani di edilizia economica popolare), per i quali le domande di accesso risultano molto frequenti". Inoltre, lo scopo è quello di snellire i processi di lavoro interni, "favorendo l’accesso immediato alla documentazione acquisita per finalità istruttorie, di ricerca e/o analisi del patrimonio immobiliare da parte di cittadini e professionisti, e riducendo al contempo la movimentazione manuale delle pratiche che risulta particolarmente dispendiosa in termini di tempo/lavoro, esponendo al contempo il patrimonio archivistico a maggiori rischi di dispersione o di cattiva conservazione".